Med den nye lov om arbejdstidsregistrering, der træder i kraft den 1. juli 2024, står danske arbejdsgivere over for betydelige ændringer. Lovændringen, vedtaget af det danske Folketing den 23. januar 2024, indfører krav om, at arbejdsgivere skal implementere et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af medarbejdernes daglige arbejdstid. Dette system skal gøre det muligt for medarbejderne selv at tilgå deres egne arbejdstidsoplysninger og opbevare dataene i fem år efter referenceperiodens udløb.

Arbejdstidsregistrering er mere end blot en administrativ handling; det er en central del af overholdelsen af arbejdstidslovgivningen, der sikrer både arbejdsgiveres og medarbejderes rettigheder. For revisorer repræsenterer dette en vigtig rådgivningsmulighed, især med de nyeste ændringer i lovgivningen.

Vigtigheden af korrekt arbejdstidsregistrering

Arbejdstidsregistrering tjener flere formål, som alle spiller en rolle i en sund arbejdspraksis:

1. Overholdelse af lovgivningen: Korrekt arbejdstidsregistrering sikrer, at virksomhederne overholder arbejdstidsreglerne, herunder regler for overtid og hviletider.
2. Forebyggelse af arbejdsrelaterede konflikter: Det minimerer risikoen for tvister mellem medarbejdere og arbejdsgivere ved klart at dokumentere arbejdstider.
3. Grundlag for lønberegning: Det sikrer præcis beregning af løn, herunder overtid og tillæg, hvilket er afgørende for at opretholde en retfærdig løn praksis.

Krav til arbejdstidsregistreringssystemer

Arbejdstidsregistreringssystemer skal være pålidelige, objektive og tilgængelige for både arbejdsgiveren og medarbejderen. De skal kunne gemme data i mindst fem år for at imødekomme lovens krav om forældelse. Det er også vigtigt, at systemerne er fleksible nok til at håndtere forskellige arbejdstidsmodeller og spontane ændringer i arbejdstiden.

Udfordringer og overvejelser

Når man rådgiver virksomheder om arbejdstidsregistrering, bør man være opmærksom på følgende udfordringer:

• Kompleksiteten af lovgivning: Arbejdstidsreglerne kan være komplekse, og fejl i registreringen kan føre til alvorlige sanktioner.Arbejdstidsreglerne kan være særligt komplekse, da de involverer flere lag af både national- og EU-lovgivning. For eksempel, kræver EU's arbejdstidsdirektiv at alle EU-medlemsstater sikrer visse standarder for arbejdstider, hviletid og overarbejde. Med indførelsen af nye regler i Danmark bliver det endnu mere vigtigt for arbejdsgivere at forstå, hvordan disse regler spiller sammen. Fejl i registrering eller manglende overholdelse af disse regler kan resultere i sanktioner, herunder bøder eller erstatningskrav fra medarbejdere.
  ‍
• Teknologiske løsninger: Valget af et passende tidsregistreringssystem er afgørende. Systemet skal være brugervenligt og integreres nemt med andre HR-systemer.Valget af et passende tidsregistreringssystem er kritisk. Systemet skal ikke kun være compliant med lovgivningen, men også brugervenligt og integreres nemt med eksisterende HR-systemer. Dette inkluderer alt fra simpel digital registrering til mere avancerede biometriske systemer. Det er vigtigt, at systemet giver pålidelige og præcise data, som både arbejdsgivere og medarbejdere har adgang til. En fejl i systemet eller utilstrækkelig integration kan føre til fejl i dataindsamlingen, hvilket igen kan medføre juridiske og finansielle konsekvenser.
  ‍
• Persondata og privatlivets fred: Med indførelsen af nye teknologier som biometrisk tidsregistrering opstår der også vigtige overvejelser om databeskyttelse og privatlivets fred. EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) stiller strenge krav til, hvordan persondata må håndteres og beskyttes. Revisorer skal derfor rådgive virksomheder om, hvordan de implementerer disse teknologier på en måde, der overholder GDPR. Dette inkluderer sikring af medarbejdernes samtykke, hvor det er relevant, og sikring af, at data kun bruges til de angivne formål og opbevares sikkert.

Så hvad betyder det for dig som revisor?

Som revisorer er det dit ansvar at guide og informere klienterne om betydningen og kravene til korrekt arbejdstidsregistrering. Ved at sikre, at klienterne anvender effektive og lovlige tidsregistreringssystemer, kan du hjælpe dem med at undgå potentielle konflikter og sikre en mere produktiv arbejdsplads. Derfor bør arbejdstidsregistrering have en fremtrædende plads i enhver revisors rådgivningsportefølje.

Bliv meget klogere i kurset: Arbejdstidsregistrering af Mette Klingsten